Handbuch Budget

Beschaffungen müssen - wenn möglich - immer über den E-Shop der BBG abgewickelt werden. Danach ist die Bestellung sofort als offene Post zu buchen.

Wenn ausnahmsweise ein  Eigenbeleg (11.82 KB) verfasst werden muss, so ist dieser mit einem PC zu erstellen (Word/Excel). Wichtige Bestandteile: Bezeichnung und Anschrift der Schule, Name und Anschrift des Empfängers, Grund und Datum der Einnahme/Ausgabe, etc.. Handgeschriebene Eigenbelege sind nicht zulässig.

Vor Zahlungen, die im Einzelfall € 7.000,00 übersteigen, wird von der Buchhaltungsagentur des Bundes eine Eilnachricht an das für den Rechnungsleger zuständige Finanzamt abgesetzt. Daraufhin teilt das Finanzamt mit, dass die Zahlung getätigt werden kann oder direkt an das Finanzamt erfolgen muss. Nach Meldung muss eine Frist von 10 Tagen abgewartet werden. Wenn nach Fristablauf kein Einspruch gegen die Zahlung vorliegt, kann die Zahlung durchgeführt werden.
Das Eilnachrichtsverfahren ist auch bei der Abwicklung von Schulveranstaltungen zu beachten.

Erwartet die Schule Einnahmen, ist dafür eine einfache Rechnungslegung notwendig. Die Rechnungen müssen die gesetzlichen Bestandteile einer Rechnung aufweisen. Selbstverständlich wird keine Umsatzsteuer angegeben. Diese offene Forderung ist unmittelbar nach ihrer Entstehung im HV-SAP einzugeben.

Mit der Einnahme von Elterngeldern übernimmt die Schule Verantwortung für die korrekte zweckgewidmete Verwendung. Die Höhe der Lern- und Arbeitsmittel muss kalkuliert werden. Vergessen Sie dabei nicht, einen Betrag für Kopien (Blatt Papier inkl. Tonerdruck) einzurechnen. Diese Kalkulation dient dem Schulgemeinschaftsausschuss zur Beschlussfassung, wie viele Mittel in einem Schuljahr von Eltern eingesammelt werden dürfen.

Diese Gelder werden über die durchlaufende Gebarung abgewickelt. Die Schule ist verpflichtet, dem Schulgemeinschaftsausschuss eine schriftliche Abrechnung vorzulegen. Es empfiehlt sich, die Ausgabe dieser Gelder so zu steuern, dass zu Schuljahresende keine Beträge übrigbleiben. Restbeträge, die 10% des ursprünglich eingesammelten Betrages übersteigen, müssen (unbar) refundiert werden. Restbeträge unter 10% dürfen für die/den betreffende/n SchülerIn ins nächste Schuljahr mitgeführt werden. Diese sind in der nächstjährigen Kalkulation zu berücksichtigen.

Es ist nicht erlaubt, dass der Elternverein oder andere fremde Organisationen Lern- und Arbeitsmittel einheben und verwalten. Die korrekte Abrechnung auf dem Bundeskonto dieser von Eltern zur Verfügung gestellten Gelder entlastet die Schulleitung.

Für das zusätzliche Einsammeln von Mitteln zum Besuch von eintägigen Schulveranstaltungen sind den Eltern eine Kalkulation, sowie nach Abrechnung ein schriftlicher Nachweis über die Mittelverwendung, vorzulegen. Der Bund haftet nicht für Gelder, die nicht in die Bundesgebarung (durchlaufende oder zweckgebundene Gebarung) fließen. Es ist daher das Einsammeln von Barbeträgen nur in Ausnahmefällen und auf den Tag der Veranstaltung zu beschränken.

Energiekosten können gesteuert werden, wenn die Kosten dafür seitens der Schulleitung bekannt sind. Die Energiestatistik ist ein Vergleichsfaktor, in den Jahresaufwandszahlen können Sie Schwankungen erkennen. Schulen können mit Nutzermotivation und Investitionen in die Haustechnik geringere Energiekosten erzielen. Weniger Energiekosten – mehr Geld für pädagogische Interessen! Dabei beraten Sie die MitarbeiterInnen in Ihrer Bildungsdirektion Salzburg.

Rundschreiben: RS 12/2020 (ehem. RS 16/2016)

Die Schule darf Gäste zum Essen einladen, wenn diese Einladung im Zusammenhang mit einem Projekt steht. Bundesbedienstete dürfen sich nur dann einladen lassen, wenn diese einen entsprechenden Abzug bei der Reiserechnung angeben. Kosten für Verköstigung von Bundesbediensteten im Zusammenhang einer Prüfungstätigkeit dürfen nicht seitens der Schule finanziert werden.