Mit der Einnahme von Elterngeldern übernimmt die Schule Verantwortung für die korrekte zweckgewidmete Verwendung. Die Höhe der Lern- und Arbeitsmittel muss kalkuliert werden. Vergessen Sie dabei nicht, einen Betrag für Kopien (Blatt Papier inkl. Tonerdruck) einzurechnen. Diese Kalkulation dient dem Schulgemeinschaftsausschuss zur Beschlussfassung, wie viele Mittel in einem Schuljahr von Eltern eingesammelt werden dürfen.
Diese Gelder werden über die durchlaufende Gebarung abgewickelt. Die Schule ist verpflichtet, dem Schulgemeinschaftsausschuss eine schriftliche Abrechnung vorzulegen. Es empfiehlt sich, die Ausgabe dieser Gelder so zu steuern, dass zu Schuljahresende keine Beträge übrigbleiben. Restbeträge, die 10% des ursprünglich eingesammelten Betrages übersteigen, müssen (unbar) refundiert werden. Restbeträge unter 10% dürfen für die/den betreffende/n SchülerIn ins nächste Schuljahr mitgeführt werden. Diese sind in der nächstjährigen Kalkulation zu berücksichtigen.
Es ist nicht erlaubt, dass der Elternverein oder andere fremde Organisationen Lern- und Arbeitsmittel einheben und verwalten. Die korrekte Abrechnung auf dem Bundeskonto dieser von Eltern zur Verfügung gestellten Gelder entlastet die Schulleitung.
Für das zusätzliche Einsammeln von Mitteln zum Besuch von eintägigen Schulveranstaltungen sind den Eltern eine Kalkulation, sowie nach Abrechnung ein schriftlicher Nachweis über die Mittelverwendung, vorzulegen. Der Bund haftet nicht für Gelder, die nicht in die Bundesgebarung (durchlaufende oder zweckgebundene Gebarung) fließen. Es ist daher das Einsammeln von Barbeträgen nur in Ausnahmefällen und auf den Tag der Veranstaltung zu beschränken.
