Beschaffungsaufträge im Wert von über € 400,-- (inkl. UST) haben schriftlich zu erfolgen. Grundsätzlich sollte jedoch jede Bestellung, die außerhalb des E-Shop getätigt wurde, in Form von E-Mail oder Aktenvermerk einen schriftlichen Nachweis haben. Dies ist besonders wichtig bei Lehrpersonal, das eine Bestellbefugnis hat.
Aufträge müssen - sofern noch keine Budgetbindung existiert - unmittelbar nach Bestellung im System HV-SAP als Mittelbindung (offene Post) eingegeben werden. Die Erfassung kann nur bei einem Anschaffungswert von bis zu € 400,-- unterbleiben, wenn binnen zwei Wochen die Lieferung/Leistung erbracht und durch eine Rechnung dokumentiert wird.
Beschaffungsvorgänge (auch über E-Shop) müssen nach Ihrer Durchführung digital der e-Rechnung angehängt oder physisch aufbewahrt werden (Aufbewahrungsfristen).
