Keine Zahlung darf ohne Rechtsgrundlage erfolgen! Daher ist bei Akten und Zahlungen jedenfalls eine Dokumentation anzulegen. Die Bundeshaushalts-Verordnung (BHV) sieht bei Leistung einer Zahlung folgenden Ablauf vor:
- Bestätigung der sachlichen Richtigkeit (Die Person, welche die Lieferung oder Leistung übernommen hat, hat zu bestätigen, dass diese wie bestellt erbracht wurde und keine Mängel vorliegen).
- Bestätigung der rechnerischen Richtigkeit (zB. Rechnungsführung prüft die Rechenvorgänge auf der Rechnung).
Ohne Prüfung der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit darf keine Rechnung bezahlt werden (§113 BHG 2013 und § 119 BHV 2013).
- Ev. Inventarisierungsvermerk auf der Rechnung und Eintragung ins Inventarverzeichnis,
- ev. Eintragung ins Materialkontenblatt.
- Verbrauchsmaterial, das sofort verbraucht wird: Vermerk "zum sofortigen Verbrauch"
- Schriftliche Anordnung des/der Schulleiterin (Freigabe von Rechnungen im HV-SAP), dass die Zahlung zu leisten ist und die Verrechnungsmerkmale stimmen (§§ 87 und 116 BHG 2013 und §§ 25 und 26 BHV 2013).
- Zahlungsdurchführung: Skonto- bzw. Zahlungsfristen sind immer einzuhalten.
- Alle Belege (Angebote, Bestellung, Auftragsbestätigung, Lieferschein und Rechnung) sind chronologisch geordnet und gesichert mindestens 7 volle Jahre (gerechnet ab Jahresende) aufzubewahren. Seit 2014 gilt die elektronische Belegaufbewahrung für alle Belege, die vollständig und leserlich ins Rechnungsführungsprogramm HV-SAP eingebunden wurden. Diese müssen nach dem Einbinden in SAP nicht mehr physisch aufbewahrt werden. (§§ 82 bis 84 BHV 2013)
Dieser in der BHV vorgesehene Ablauf ist immer einzuhalten, jede Einschränkung, insbesondere mit der Begründung von Arbeitsüberlastung oder Personalengpass ist unzulässig.
