Handbuch Budget

Das Schulbudget ist immer mit dem ihm zugeteilten Bundeskonto der PSK zu bewirtschaften. Wenn Schulen eine Sponsoringvereinbarung mit einer Bank haben, so sind sämtliche Beschaffungen daraus über die zweckgebundene Gebarung abzuwickeln. Die Eröffnung von Sponsorkonten bedarf der Zustimmung des Bundesministeriums für Finanzen. Sind Konten nicht genehmigt, müssen diese unverzüglich geschlossen werden. Sämtlicher Zahlungsverkehr darf nur über Konten des Bundes abgewickelt werden.

Barzahlungsverkehr darf nur im unbedingt notwendigen Ausmaß und in dringenden Fällen erfolgen. Der Bargeldbestand, der so niedrig wie möglich und nie höher als € 3.000,-- zu sein hat, ist mindestens einmal jährlich und protokolliert von der Schulleitung zu prüfen.

Barein-/ und -auszahlungsblöcke sind verrechnungspflichtig. Hier ist ein Bestandsverzeichnis zu führen. Neue Blöcke können im Budgetreferat der Bildungsdirektion angefordert werden.
Auch wird auf die Bestimmungen betreffend Abwicklung von Zahlstellen (Aushang einer Unterschriftenprobe der Zeichnungsberechtigten) und Schlüsselverzeichnis hingewiesen.

Laut BB-GmbH-Gesetz §4(3) ist auf www.bbg.gv.at eine §4-Meldung durchzuführen, wenn geplant ist, Waren und Dienstleistungen außerhalb des BBG-Angebots zu beschaffen, weil sie günstiger angeboten werden. Nach der Meldung ist eine vierzehn-tägige Frist abzuwarten, da bestimmte Waren und Dienstleistungen verpflichtend über BBG-Zuschlagsunternehmen zu beziehen sind. Erfolgt keine Rückmeldung seitens der BBG, darf das günstigere Angebot beauftragt werden. Die §4-Meldung ist der Rechnung im SAP anzuhängen (siehe Aufbewahrungsfristen).

Bei der Investitionsplanung einer Schule ist das

Rundschreiben 9/2021

einzuhalten. Die Bestimmungen des Bundesvergabegesetzes 2018, BGBl. I Nr. 65/2018 und das Bundesgesetz über die Errichtung einer Bundesbeschaffung GmbH (BB-GmbH-Gesetz, BGBl. I Nr. 39/2001 idF BGBl. Nr. 99/2002 (http://www.bbg.gv.at)) samt den dazu ergangenen Verordnungen sind zu beachten.

Der jährliche Erlass der Bildungsdirektion Salzburg zum Budget ist genau einzuhalten.

Sofern Güter und Dienstleistungen nicht über die BBG zu beschaffen sind, müssen grundsätzlich vor jeder Anschaffung Vergleichsangebote eingeholt werden. Die Bestbieterermittlung ist zwecks Nachvollziehbarkeit zu dokumentieren (Notiz, Aufbewahrungsfrist beachten).

Beschaffungsaufträge im Wert von über € 400,-- (inkl. UST) haben schriftlich zu erfolgen. Grundsätzlich sollte jedoch jede Bestellung, die außerhalb des E-Shop getätigt wurde, in Form von E-Mail oder Aktenvermerk einen schriftlichen Nachweis haben. Dies ist besonders wichtig bei Lehrpersonal, das eine Bestellbefugnis hat.

Aufträge müssen - sofern noch keine Budgetbindung existiert - unmittelbar nach Bestellung im System HV-SAP als Mittelbindung (offene Post) eingegeben werden. Die Erfassung kann nur bei einem Anschaffungswert von bis zu € 400,-- unterbleiben, wenn binnen zwei Wochen die Lieferung/Leistung erbracht und durch eine Rechnung dokumentiert wird.

Beschaffungsvorgänge (auch über E-Shop) müssen nach Ihrer Durchführung digital der e-Rechnung angehängt oder physisch aufbewahrt werden (Aufbewahrungsfristen).

Die Buchhaltungsagentur des Bundes (BHAG) ist eine Anstalt öffentlichen Rechts, welche - gegen Entgelt - die Buchhaltungsaufgaben des Bundes für alle anweisenden Organe und für die vom Bund verwalteten Rechtsträger zu besorgen hat. Sie steht zu 100% im Eigentum der Republik. Die BHAG ist für die Ordnung, Erfassung, Aufzeichnung und Weitergabe der Verrechnungsdaten, den Zahlungsverkehr und die Jahresabschlussrechnung des Bundes verantwortlich. Neben den Verrechnungsaufgaben zählt auch die Nachprüfung der Einhaltung der haushaltsrechtlichen Bestimmungen zu den Aufgaben der BHAG. Organisation und Aufgabenverteilung sind im Buchhaltungsagenturgesetz festgelegt.

Der/die DienststellenleiterIn ist für das professionell durchgeführte Budgetmanagement verantwortlich. Zur Professionalität gehören eine bestens ausgebildete Rechnungsführung und ein gut informierter Planungsbeirat.

Die Verpachtung von Schulbuffets wird laut geltendem Vergaberecht und laut Rundschreiben 8/2012 des bmukk abgewickelt. PächterInnen müssen sich mit den gestellten Bedingungen des bmukk bzw. BMBWF sowie der Bildungsdirektion Salzburg einverstanden erklären. Die Schule rechnet die jeweilige Pacht ab und kann diese über die zweckgebundene Gebarung vereinnahmen.

Laut Bundesbediensteten-Schutzgesetz ist jeder/jedem Bundesbediensteten, die an Bundesdienststellen beschäftigt werden, regelmäßig Arbeitsmedizinische und Sicherheitstechnische Dienstleistung zur Verfügung zu stellen. Die Leistung wird über den E-Shop der BBG abgerufen.

Das BMBWF stellt jeder Schule jährlich ein Budget zur Schulbewirtschaftung zur Verfügung. Dazu gehört auch die Beschaffung von Wirtschafts- und Anlagegütern. Sobald diese bezahlt und inventarisiert worden sind, sind sie Bundeseigentum. Grundsätzlich ist ein Wirtschafts- und Anlagegut der Schule nicht generell Eigentum der Schule, kann aber bei Bedarf an andere Bundesdienststellen über dem Weg der Sachgüterübertragung weitergegeben werden. Dazu erfolgt von der Buchhaltungsagentur des Bundes in Salzburg eine Buchung in Höhe des Restbuchwerts nach Abschreibung (fiktive Zahlung).