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Vorauszahlungen sind nur dann erlaubt, wenn eine vertraglich vereinbarte Leistung bereits erbracht wurde, die entsprechende Abrechnung allerdings noch nicht vorliegt. Beispiel – Betriebskostenzahlungen an Gemeinden bzw. Anzahlungen für Schulveranstaltungen.
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Die Auszahlung dieser Tätigkeiten unterliegt dem jeweiligen Valorisierungsfaktor, basierend auf das Rundschreiben 11/2022.
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Bewegliche Wirtschaftsgüter, die einen Bruttowert von € 1.000,00 übersteigen, zählen als Anlagegut und müssen mit Anschaffungswert inventarisiert werden. Ausgaben für die Herstellung eines beweglichen Wirtschaftsguts, die € 1.000,-- übersteigen, zählen auch als Anlagegut. Hier ist bei der Inventarisierung mit der BHAG Kontakt aufzunehmen.
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Reinigungs- und Schulwartepersonal benötigt regelmäßig besondere Arbeitskleidung (Sicherheitsschuhe, Arbeitsmantel). Laut PSA-Verordnung im ArbeitnehmerInnenschutzgesetz ist Schutzbekleidung seitens der Schule alle 2 Jahre bereitzustellen. Für die Bereitstellung einer Arbeitskleidung darf von den Bediensteten kein Selbstbehalt eingenommen werden.
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Sämtliche budgetären und buchhalterischen Unterlagen müssen 7 Jahre lang (gerechnet ab Kalenderjahresende) aufbewahrt werden. Alle buchhalterischen Unterlagen (Rechnung, Bestellung, Angebot usw.), die samt Notizen vollständig und leserlich in HV-SAP eingebunden wurden, müssen nicht mehr physisch aufbewahrt werden. Alle Aufzeichnungen von Schulveranstaltungen und ähnliche Unterlagen von LehrerInnen unterliegen weiterhin einer 7-jährigen physischen Aufbewahrungsfrist. Diese Unterlagen müssen an der Schule griffbereit zur Verfügung stehen, um von Eltern jederzeit eingesehen werden zu können.
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Um den finanziellen Bedarf einer Schule decken zu können, erhält jede Dienststelle ein autonomes Aufwandsbudget. Daraus sind sowohl alle laufenden Pflichtausgaben wie Energie, Reinigung, Instandsetzung, Reisekosten für LehrerInnen und Wartungskosten, etc., als auch Ausgaben für den laufenden Schulbetrieb und Projekte zu decken.
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Im Rahmen von Bauvorhaben erhalten Schulen ein spezielles Einrichtungsbudget, das nach den Grundsätzen des
Rundschreiben 9/2021
zu bewirtschaften ist. Prinzipiell erhält eine Schule nur Mittel für neu errichtete Räume, Ersatzinvestitionen sind immer aus dem laufenden Schulbudget zu tätigen.
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